Por Jordi Vegueria Ocáriz, abogado en LEXITER Abogados.
La factura electrónica en España ha dejado de ser “una opción interesante” para convertirse en un pilar regulatorio del ecosistema empresarial español. En 2025 conviven dos piezas normativas distintas (y a menudo confundidas):
- la e-factura B2B de la Ley 18/2022 (Crea y Crece), orientada a reducir la morosidad en operaciones entre empresarios y profesionales; y 2) el Reglamento de sistemas de facturación (Veri*factu), nacido de la Ley Antifraude, que impone requisitos técnicos a los programas de facturación y fija plazos de adaptación.
1) Marco legal de la e-factura B2B (Ley 18/2022)
La Ley 18/2022 obliga a emitir, remitir y recibir facturas en formato electrónico en operaciones B2B (entre empresarios y profesionales). La entrada en vigor efectiva depende del desarrollo reglamentario (Real Decreto + orden ministerial de la “solución pública de facturación”). El proyecto actualmente en tramitación confirma, además, que los plazos se computarán desde la orden ministerial:
- > 8 M€ de facturación: un año desde esa orden.
- ≤ 8 M€: dos años desde esa orden (con un tercer año adicional para que los menores de 8 M€ informen del estado de las facturas: aceptación/rechazo/pago).
Nota práctica: a fecha 8 de septiembre de 2025, el reglamento aún no ha sido aprobado definitivamente; sigue en fase de audiencia pública tras nuevas versiones publicadas por el Gobierno.
2) ¿Qué no entra? Excepciones y límites de la B2B
El ámbito y las excepciones vienen definidos en el proyecto de reglamento:
- No B2C: la obligación no se aplica a operaciones con consumidores finales (B2C).
- No exigible cuando alguna de las partes no está establecida en España (sin sede, EP al que se dirija la facturación, domicilio o residencia en territorio español).
- Quedan fuera las facturas simplificadas (“tickets”) y facturas no obligatorias conforme al Reglamento de Facturación. Ojo: el último borrador amplía el alcance y plantea que, si voluntariamente se emite factura en una operación B2B donde no era obligatoria, también sea electrónica.
Recordatorio B2G (sector público): desde 15/01/2015, facturar a Administraciones Públicas es electrónico (formato Facturae 3.2.x con firma XAdES). No confundir con la B2B.
3) Canales, formato y “solución pública” (cómo circularán las e-facturas)
El proyecto crea la solución pública de facturación electrónica (repositorio gestionado por la AEAT). Puntos clave:
- Puedes usar plataformas privadas o la solución pública; en todo caso deberá enviarse a la solución pública una “copia fiel” de cada factura (si usas plataforma privada, la plataforma la remite).
- Se generaliza el uso de sintaxis UBL alineada con la EN 16931.
- Los destinatarios deberán mantener la accesibilidad (lectura/descarga/copia) durante al menos 4 años e informar electrónicamente del estado de las facturas (aceptación/rechazo/pago) según los plazos indicados arriba.
4) Verifactu (Ley Antifraude): software de facturación y plazos ya fijados
En paralelo a la e-factura B2B, el Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (Veri*factu). El Real Decreto 254/2025, de 1 de abril ha ajustado los plazos:
- Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2026.
- Resto de obligados tributarios: 1 de julio de 2026.
Además, productores/comercializadores deben tener el software adaptado en el plazo de 9 meses desde la orden técnica; y se mantienen exclusiones para quienes llevan libros a través del SII en ciertos supuestos.
Idea clave: Verifactu ≠ e-factura B2B. El primero afecta a cómo genera/almacena/envía datos tu software de facturación; la segunda, a qué formato y por dónde deben circular tus facturas B2B y sus estados para combatir la morosidad.
5) Qué debería ir preparando tu empresa (checklist rápido)
- Mapea flujos B2B (proveedores/clientes, bases imponibles, si emites “simplificadas”, operaciones transfronterizas sin establecimiento en España). Esto te dirá qué queda dentro y qué se exceptúa.
- Software: exige a tu proveedor compatibilidad Verifactu (RD 1007/2023) en plazo y ruta de interoperabilidad con UBL/EN 16931 para e-factura B2B.
- Circuito “estados de factura”: define quién acepta/rechaza y quién reporta pagos a la solución pública, con evidencia documental.
- Cláusulas contractuales: incorpora en contratos con proveedores/clientes la obligación de e-factura B2B, formato/sintaxis, plazos de remisión y estados y responsabilidades por incumplimiento.
- Gobernanza y archivo: política de conservación (≥ 4 años accesible al destinatario) y controles de integridad/trazabilidad.
6) Preguntas frecuentes
¿Tengo que emitir e-factura a particulares (B2C)? No, la obligación B2B no alcanza a B2C (otra cosa son sectores con reglas específicas o el derecho del consumidor a elegir canal en ciertos supuestos).
¿Y si mi cliente/proveedor no está establecido en España? El proyecto excluye la obligación cuando alguna de las partes no tenga sede/EP/domicilio o residencia en España.
¿Sirve un PDF enviado por email? Un PDF es no estructurado; para B2B necesitarás factura estructurada (p. ej., UBL). Para B2G rige Facturae.
¿Cuándo “empieza todo”? En B2B, tras la aprobación del reglamento y, sobre todo, de la orden ministerial de la solución pública (a partir de ahí corren los 1/2 años). En Verifactu, las fechas están fijadas: 01/01/2026 (IS) y 01/07/2026 (resto).
Conclusión
2025 es el año para planificar: adapta tu software (Verifactu), define el circuito B2B (UBL, copia fiel, estados) y revisa contratos para que la transición sea ordenada. Diferenciar e-factura B2B de Verifactu te evitará sanciones y te ayudará a mejorar cobros y cumplimiento cuando el reglamento B2B quede definitivamente aprobado.
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