Autor: Jordi Vegueria Ocáriz, abogado en LEXITER Abogados.
Cuando fallece una persona, sus familiares suelen tener que realizar una serie de gestiones jurídicas y administrativas para ordenar la herencia, comprobar si existe testamento, solicitar posibles prestaciones, revisar derechos pendientes o acreditar determinadas circunstancias laborales o patrimoniales del causante. Entre los documentos que con frecuencia generan dudas se encuentran el certificado de actos de última voluntad y el informe de vida laboral de la persona fallecida.
Aunque ambos documentos pueden ser relevantes tras un fallecimiento, no tienen la misma naturaleza ni se solicitan ante el mismo organismo. El certificado de últimas voluntades pertenece al ámbito sucesorio y permite saber si la persona otorgó testamento. La vida laboral, en cambio, es documentación administrativa de la Seguridad Social y contiene datos vinculados a altas, bajas, cotizaciones y regímenes de encuadramiento.
1. El certificado de últimas voluntades: qué es y para qué sirve
El certificado de actos de última voluntad es el documento que permite conocer si una persona fallecida otorgó testamento y, en su caso, ante qué notario y en qué fecha. No debe confundirse con el testamento. El certificado no contiene el contenido de las disposiciones testamentarias, sino que informa sobre la existencia o inexistencia de testamento inscrito en el Registro General de Actos de Última Voluntad.
Su importancia es evidente desde el punto de vista sucesorio. Conforme al artículo 657 del Código Civil, los derechos a la sucesión se transmiten desde el momento de la muerte. El artículo 658 del Código Civil distingue entre sucesión testamentaria, cuando existe testamento, y sucesión legítima o intestada, cuando no lo hay. Además, el artículo 659 del Código Civil establece que la herencia comprende todos los bienes, derechos y obligaciones de una persona que no se extingan por su muerte, y el artículo 661 del Código Civil dispone que los herederos suceden al difunto por el hecho solo de su muerte en todos sus derechos y obligaciones.
Por ello, antes de tramitar una herencia resulta esencial saber si existe testamento. Si el certificado indica que hay testamento, habrá que solicitar copia autorizada al notario que lo custodie o al archivo notarial correspondiente. Si el certificado indica que no consta testamento, será necesario tramitar la declaración de herederos abintestato.
La regulación del Registro de Actos de Última Voluntad se encuentra en el Anexo II del Reglamento Notarial, aprobado por Decreto de 2 de junio de 1944. En concreto, su artículo 5 permite expedir certificaciones cuando se acredite documentalmente el fallecimiento de la persona respecto de la que se desea conocer si otorgó o no acto de última voluntad, siempre que hayan transcurrido quince días desde la defunción. En la práctica administrativa actual, el Ministerio de Justicia exige que la solicitud se presente una vez transcurridos quince días hábiles desde el fallecimiento.
También debe tenerse en cuenta el artículo 15 del Anexo II del Reglamento Notarial, que exige la presentación del certificado de últimas voluntades en determinados trámites sucesorios ante juzgados, notarios y registros, precisamente para acreditar si existe o no disposición testamentaria del causante.
2. ¿Quién puede pedir copia del testamento?
Una cosa es pedir el certificado de últimas voluntades y otra distinta pedir copia del testamento. El certificado puede obtenerse acreditando el fallecimiento y cumpliendo los requisitos administrativos correspondientes. La copia del testamento, sin embargo, tiene un régimen más restringido.
El artículo 226 del Reglamento Notarial establece que, en vida del otorgante, solo este o su apoderado especial pueden obtener copia del testamento. Fallecido el testador, tienen derecho a copia, entre otros, los herederos instituidos, legatarios, albaceas, contadores-partidores, administradores, personas a quienes el testamento reconozca algún derecho o facultad, quienes serían llamados a la herencia si el testamento no existiera o fuera nulo, y los legitimarios.
La doctrina administrativa de la Dirección General de los Registros y del Notariado, actualmente Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, ha interpretado este precepto en el sentido de reconocer un derecho especialmente claro de los legitimarios a obtener copia del testamento. Así se recoge, entre otras, en las Resoluciones del Sistema Notarial de 7 de junio de 2016, 13 de julio de 2016 y 11 de octubre de 2016, así como en resoluciones posteriores de 3 de diciembre de 2019 y 10 de marzo de 2020, que refuerzan la idea de que no puede vaciarse de contenido el derecho reconocido a los legitimarios por el artículo 226 del Reglamento Notarial.
3. La vida laboral de una persona fallecida: naturaleza y finalidad
El informe de vida laboral es un documento emitido por la Tesorería General de la Seguridad Social que refleja los periodos de alta y baja de una persona en los distintos regímenes de la Seguridad Social, así como otros datos relacionados con su trayectoria de cotización.
En el caso de una persona fallecida, este documento puede ser necesario por distintas razones: tramitar prestaciones, comprobar periodos cotizados, valorar posibles derechos económicos pendientes, estudiar responsabilidades o créditos frente a terceros, acreditar una relación laboral anterior o completar documentación en el marco de una herencia.
La base normativa general se encuentra en la Ley General de la Seguridad Social, aprobada por Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre. El artículo 15 establece que la afiliación a la Seguridad Social es obligatoria y única para toda la vida de la persona. El artículo 16 regula la afiliación, altas, bajas y variaciones de datos. Y el artículo 17.2 reconoce el derecho de empresarios y trabajadores a ser informados por los organismos de la Administración de la Seguridad Social sobre los datos que les afecten, añadiendo que también gozan de ese derecho las personas que acrediten un interés personal y directo, conforme a la propia ley.
Este último punto es importante. La vida laboral de una persona fallecida no debe tratarse como un documento de libre acceso para cualquier tercero. Contiene datos administrativos y laborales que, aunque correspondan a una persona ya fallecida, pueden estar sometidos a límites de acceso y reserva. Por ello, quien la solicite debe acreditar normalmente su vínculo familiar, sucesorio o jurídico, y justificar la finalidad legítima de la solicitud.
Además, el artículo 77 de la Ley General de la Seguridad Social declara reservado el carácter de los datos, informes o antecedentes obtenidos por la Administración de la Seguridad Social en el ejercicio de sus funciones. Esto no impide necesariamente el acceso por familiares o herederos, pero sí exige que la solicitud esté correctamente justificada y que no se plantee como una petición indiscriminada.
4. Protección de datos de personas fallecidas
Una de las dudas habituales es si la normativa de protección de datos impide solicitar documentación de una persona fallecida. La respuesta exige matices.
El considerando 27 del Reglamento General de Protección de Datos señala que el RGPD no se aplica a los datos personales de personas fallecidas, aunque permite que los Estados miembros establezcan normas sobre esta materia. En España, la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, indica en su artículo 2.2.b) que la ley no se aplica a los tratamientos de datos de personas fallecidas, sin perjuicio de lo establecido en su artículo 3.
El artículo 3 de la Ley Orgánica 3/2018 reconoce que las personas vinculadas al fallecido por razones familiares o de hecho, así como sus herederos, pueden dirigirse al responsable o encargado del tratamiento para solicitar el acceso a los datos personales de la persona fallecida y, en su caso, su rectificación o supresión. No obstante, existen límites: no podrá accederse cuando la persona fallecida lo hubiese prohibido expresamente o cuando lo establezca una ley, si bien esa prohibición no afecta al derecho de los herederos a acceder a los datos de carácter patrimonial del causante.
La jurisprudencia también ha abordado esta cuestión. La Sentencia del Tribunal Supremo, Sala Tercera, Sección 3.ª, núm. 374/2024, de 4 de marzo de 2024, recurso 7418/2022, ROJ: STS 1401/2024, ECLI:ES:TS:2024:1401, reconoce que en España existe legitimación de familiares y herederos para ejercitar derechos en relación con los datos de personas fallecidas. Ahora bien, el Tribunal Supremo aclara que esta legitimación no convierte el derecho en absoluto ni elimina la necesidad de ponderar los derechos e intereses concurrentes.
Aplicado a la vida laboral, esto significa que el familiar o heredero no debe formular la solicitud como una simple petición informal o por curiosidad, sino como una solicitud jurídicamente motivada: por ejemplo, para tramitar una prestación, completar la documentación sucesoria, comprobar derechos económicos pendientes o acreditar una situación laboral relevante.
5. Documentación habitual para solicitar estos certificados
Para el certificado de últimas voluntades, normalmente será necesario aportar o permitir la comprobación del certificado de defunción, identificar correctamente a la persona fallecida y abonar la tasa administrativa correspondiente. En determinados casos, especialmente si la defunción es antigua o está inscrita en un juzgado de paz, puede ser necesario aportar certificado literal de defunción.
Para solicitar la vida laboral de una persona fallecida, lo prudente es acompañar una solicitud escrita y motivada dirigida a la Tesorería General de la Seguridad Social, junto con la documentación que acredite:
- El fallecimiento de la persona.
- La identidad del solicitante.
- El vínculo familiar, sucesorio o jurídico con la persona fallecida.
- La finalidad concreta para la que se solicita la información.
- En su caso, la condición de heredero, legitimario, representante o persona interesada.
Cuando ya se dispone del certificado de últimas voluntades, del testamento o de la declaración de herederos, esos documentos pueden ayudar a justificar mejor la solicitud. No siempre serán imprescindibles en todos los casos, pero sí pueden facilitar la acreditación del interés legítimo.
6. Orden práctico recomendado tras el fallecimiento
Desde un punto de vista práctico, suele ser recomendable seguir este orden:
Primero, obtener el certificado literal de defunción. Segundo, solicitar el certificado de actos de última voluntad, una vez transcurrido el plazo legal. Tercero, comprobar si existe testamento y, en su caso, pedir copia autorizada al notario correspondiente. Cuarto, si no hay testamento, tramitar la declaración de herederos abintestato. Y, finalmente, cuando sea necesario para prestaciones, derechos económicos o trámites hereditarios, solicitar la vida laboral de la persona fallecida mediante escrito motivado ante la Seguridad Social.
También puede ser conveniente solicitar el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento, ya que permite conocer si existía algún seguro de vida asociado al causante.
7. Conclusión
El certificado de últimas voluntades y la vida laboral de una persona fallecida son documentos muy distintos, pero ambos pueden ser importantes tras un fallecimiento. El primero sirve para ordenar la sucesión y saber si existe testamento. El segundo puede resultar necesario para acreditar periodos de cotización, tramitar prestaciones o analizar derechos económicos vinculados al causante.
La clave está en formular correctamente cada solicitud, acreditar la legitimación del solicitante y justificar la finalidad del trámite. En materia sucesoria y administrativa, una solicitud mal planteada puede provocar retrasos, requerimientos innecesarios o incluso una denegación inicial por falta de acreditación del interés legítimo.
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